Zwei Krankmeldungen vor sieben: Warum ich eine App für Kitas gebaut habe
6:45 Uhr, das Handy vibriert: Eine Kollegin hat Fieber, ein Kollege liegt mit Rücken flach. In einer Viertelstunde öffnet die Kita. Wer übernimmt den Frühdienst? Reicht das Personal am Nachmittag noch für alle Gruppen? Und ab wann muss man Eltern bitten, ihr Kind früher abzuholen? Meine Partnerin ist Erzieherin in einer Kita in NRW. Solche Morgen kennt sie gut – und aus ihren Erzählungen ist eine kleine Web-App entstanden.
Das Problem
Was nach einem schlechten Tag klingt, ist in vielen Kitas der Normalfall. Die Zahlen für Nordrhein-Westfalen sind deutlich:
Allein in Westfalen-Lippe wurde 2024 knapp 4.300 Mal die Betreuungszeit gekürzt und rund 3.400 Mal eine Gruppe zeitweise geschlossen.3 Hinter jeder dieser Zahlen steht ein Morgen wie der oben – und eine Leitung oder ein Team, das unter Zeitdruck rechnen muss.
Und diese Rechnung ist komplizierter, als sie von außen aussieht. Es reicht nicht, die Köpfe zu zählen. Das Kinderbildungsgesetz (KiBiz) schreibt vor, wie viele Fach- und Ergänzungskraftstunden eine Gruppe je nach Gruppenform und Buchungszeit braucht. Dazu kommen Bring- und Abholzeiten, die sich über den Tag verteilen, Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz, Verfügungszeit, Schlafenszeiten der Kleinsten, Raumgrößen und Kinder in der Eingewöhnung. Wer um sieben Uhr früh entscheiden muss, ob der Nachmittag trägt, hat für all das meist nur einen Dienstplan an der Pinnwand und das eigene Bauchgefühl.
Und wenn es nicht reicht, fängt die Arbeit erst an: Der Träger soll eine Überlastungsanzeige bekommen, das Landesjugendamt eine Meldung, die Eltern einen Brief. Formulare, die niemand gern am Ende eines ohnehin zu vollen Tages schreibt.
Ein Werkzeug, das in drei Fragen durch einen Ausfalltag führt: Wer fehlt? Was heißt das für den Tag? Was tun wir? Bedienbar auf dem Kita-Tablet, in der Sprache des Kita-Alltags – und am Ende mit den Schreiben, die man sonst abends nachholt.
Was die App tut
Die App heißt schlicht Kita-Auslastung. Einmal richtet die Leitung die Einrichtung ein: Gruppen, Buchungszeiten der Kinder, Personal, Dienste und den eigenen Krisenplan. Danach braucht der Alltag nur noch den Bereich „Heute“. Die Screenshots zeigen eine erfundene Beispiel-Kita.
1. Wer fehlt?
Jede Person aus dem Dienstplan ist eine Kachel, sortiert nach Gruppen. Wer krank ist, wird angetippt. Wer nur zeitweise fehlt – Arzttermin, Fortbildung am Nachmittag –, bekommt eine Uhrzeit dazu.
2. Was heißt das?
Die App rechnet den Tag im 30-Minuten-Raster durch – für jede Gruppe, mit allen Regeln aus dem KiBiz. Das Ergebnis ist ein Tagesband mit Ampel: oben der normale Tag laut Dienstplan, darunter der Tag mit den Ausfällen. Dazu Sätze in Alltagssprache statt Fachbegriffen: „Von 13:00 bis 15:00 fehlt in der Gruppe Igel eine Person, von 13:30 bis 14:00 sogar zwei.“
Die Ampel arbeitet nie nur mit Farbe, sondern immer auch mit Muster und Text – damit sie auch bei schlechtem Licht oder Farbsehschwäche lesbar bleibt.
3. Was tun wir?
Jetzt sucht die App nach Lösungen – entlang des Krisenplans, den die Einrichtung hinterlegt hat. Die Stufen orientieren sich an der Maßnahmenübersicht der Landesjugendämter: erst Personal im Haus umsetzen oder Verfügungszeit zurückstellen, dann Gruppen zusammenlegen, Mehrarbeit oder Vertretung, erst ganz am Ende Betreuungszeiten kürzen oder Gruppen schließen. Heraus kommen zwei bis vier Vorschläge, der beste zuerst. Ein Vergleich oben zeigt auf einen Blick, wie viele Schritte jeder braucht und wie der Tag danach aussieht; der Tagesverlauf je Gruppe klappt bei Bedarf auf.
Jeder Vorschlag lässt sich anpassen, die Bewertung rechnet sofort neu. Das Team behält die Entscheidung – die App nimmt ihm nur die Rechnerei ab.
Und wenn es nicht reicht
Bleiben trotz aller Maßnahmen Lücken, erstellt die App die nötigen Schreiben – mit den Zahlen des Tages, aber ohne die Namen der Erkrankten:
| Schreiben | Für wen | Wozu |
|---|---|---|
| Überlastungsanzeige | Träger | Dokumentiert, dass die Personalsituation die Aufsichtspflicht gefährdet – von der Leitung, vom Team oder persönlich |
| Datenblatt zur Meldung nach § 47 SGB VIII | Landesjugendamt (KiBiz.web) | Die Angaben, die für die Meldung einer Unterdeckung gebraucht werden, fertig zum Übertragen |
| Elternbrief | Eltern | Erklärt verständlich, warum und wann die Betreuung eingeschränkt ist |
Alle Schreiben lassen sich drucken, als PDF speichern oder – die Überlastungsanzeige – direkt als E-Mail-Entwurf öffnen.
Daten bleiben im Haus
In einer Kita-Personalplanung stecken sensible Daten: Namen, Arbeitszeiten und vor allem Krankmeldungen. Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Kategorien. Für mich stand deshalb früh fest: Diese Daten gehören nicht auf meinen Server, und auch auf keinen anderen.
Die App hat darum kein Backend und kein Login. Sie läuft vollständig im Browser des Kita-Tablets und speichert dort. Namen, Dienstpläne und Krankmeldungen verlassen das Gerät nie. Gespeicherte Tage löscht die App nach zwölf Monaten von selbst. Nach dem ersten Aufruf funktioniert sie auch ohne Internet – praktisch in Gebäuden, in denen das WLAN im Keller endet.
Der Preis dafür ist bewusst gewählt: Die App läuft auf einem Gerät pro Kita. Wer das Tablet wechselt, nimmt seine Daten über eine Sicherungsdatei mit.
Kita-Auslastung ist ein Hilfsmittel für die Planung, keine Rechtsberatung. Gerechnet wird nach dem KiBiz für das Kitajahr 2026/27 und nach den Regeln, die ab dem 1. August 2027 gelten. Wo die Rechtsgrundlage noch nicht endgültig ist – etwa bei der angekündigten Verordnung zu Randzeiten –, kennzeichnet die App die Werte als vorläufig. Die Rechtsbezüge in den Schreiben habe ich sorgfältig aus den Gesetzestexten und den Arbeitshilfen der Landesjugendämter zusammengetragen. Im Zweifel haben Träger, Fachberatung und Landesjugendamt das letzte Wort.
Wie die App entstand
Vom ersten Gespräch bis zur Live-Schaltung verging gut ein Tag. Das liegt nicht daran, dass ich besonders schnell tippe, sondern daran, dass ein Großteil des Codes von einem KI-Agenten stammt.
In meinem Beitrag zur KI-Architektur-Falle (öffnet in neuem Tab) habe ich beschrieben, warum KI-generierter Code ohne Steuerung schnell zum Problem wird. Diese App war die Gelegenheit, es anders zu machen – mit klaren Leitplanken:
- Erst die Fragen, dann der Code. Am Anfang stand ein ausführliches Interview: Was passiert an einem Ausfalltag wirklich? Welche Regeln gelten? Wer bedient das Gerät, und mit wie viel Zeit? Hier floss das Fachwissen meiner Partnerin ein, die Anforderungen geliefert und Entwürfe gegengeprüft hat.
- Eine schriftliche Spezifikation. Aus dem Interview wurde ein Dokument mit allen Regeln, Begriffen und Grenzen, aufgeteilt in sechs Teilprojekte. Gesetzestexte und Arbeitshilfen lagen als Quellen dabei, statt dass die KI Rechtswerte aus dem Gedächtnis rät.
- Tests als Vertrag. Rund 1.100 automatische Tests prüfen den Rechenkern, die Oberfläche und die Berichte, dazu Browsertests auf Tablet- und Desktop-Format. Jede Änderung muss sie bestehen.
- Eine klare Architektur. Der Rechenkern ist reines TypeScript ohne Framework und damit unabhängig testbar. Die Suche nach Lösungen läuft in einem Web Worker, damit die Oberfläche flüssig bleibt. Darauf sitzt eine React-Oberfläche, die als Progressive Web App offline funktioniert.
Der Agent hat innerhalb dieser Leitplanken gebaut. Meine Arbeit lag davor und dazwischen: Fragen stellen, Entscheidungen treffen, Ergebnisse prüfen. Genau diese Arbeitsteilung macht KI-gestützte Entwicklung schnell, ohne dass die Qualität auf der Strecke bleibt.
Sie haben in Ihrem Fachgebiet ein ähnliches Problem – viel Wissen in Köpfen und Tabellen, wenig passende Software? Auf der Seite zu individueller Software (öffnet in neuem Tab) beschreibe ich, wie ich solche Projekte angehe.
Warum ehrenamtlich
Kita-Auslastung ist kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Werbung und ohne Bezahlversion. Kitas haben selten Budget für Software, und die Menschen, die dort arbeiten, haben schon genug damit zu tun, den Laden am Laufen zu halten. Ich sehe über meine Partnerin jeden Tag, was das bedeutet. Wenn die App einer Leitung am Morgen zehn Minuten Rechnerei und am Abend ein Formular erspart, hat sie ihren Zweck erfüllt.
Fazit
Den Personalmangel in Kitas löst keine Software. Aber sie kann dafür sorgen, dass ein Ausfall nicht auch noch zur Rechenaufgabe unter Zeitdruck wird – und dass die Schreiben an Träger und Eltern nicht am Feierabend hängen bleiben. Kita-Auslastung ist dafür ein kleines, fokussiertes Werkzeug: drei Fragen, eine Ampel, konkrete Vorschläge, und die Daten bleiben, wo sie hingehören.
Die App ist gerade erst gestartet. Wenn Sie in einer Kita arbeiten und sie ausprobieren: Ich freue mich über jede Rückmeldung – was fehlt, was nicht passt, was im Alltag anders läuft als gedacht.
Kita-Auslastung kostenlos ausprobieren
Läuft im Browser auf Tablet und PC, ohne Anmeldung und ohne Installation. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät.
Kostenlos ausprobieren (öffnet in neuem Tab)- Forschungsverbund DJI/TU Dortmund, „Kindertagesbetreuung NRW 2026“, 2026; zitiert nach dpa/lnw, 30.09.2026. Rund 36.000 Meldungen zu Personalunterdeckungen aus gut 6.000 Kitas.
- Bertelsmann Stiftung, „Dramatisch hohe Krankheitsausfälle beim Kita-Personal erfordern Antwort der Politik“, 20.08.2024. Daten der DAK-Gesundheit für 2023.
- LWL-Landesjugendamt Westfalen, Pressemitteilung vom 22.01.2025. Zahlen für 2024 aus über 5.000 westfälisch-lippischen Kitas.